Application de signature numérique de l’administration cantonale

Oui, les documents du canton de Berne portant une signature numérique sont tout aussi valables et authentiques que les documents signés à la main.

Le canton de Berne dispose de deux types de signature numérique : le cachet électronique réglementé et la signature électronique qualifiée. Ils ont la même validité juridique, à quelques exceptions près qui sont détaillées ci-après (question « À quoi sert la signature numérique ? »).

Pour savoir comment vérifier une signature numérique du canton de Berne, reportez-vous à la question « Comment vérifier un document signé ? ».

Le nouveau service « BE-Signature » à la disposition de l’ensemble du personnel de l’administration bernoise permet d’apposer une signature numérique sur des documents.

Voici ses fonctionnalités :

• Signature individuelle de documents : permet de signer un document PDF au moyen d’un cachet électronique cantonal réglementé ou d’une signature électronique qualifiée (QES), via une plateforme web dédiée. Cette fonctionnalité remplace la signature avec la carte à puce de la Confédération (Admin-PKI).
  
  
• Signatures multiples : permet à plusieurs personnes de signer conjointement un document, même si elles ne font pas toutes partie de l’administration cantonale (p. ex. signature d’un contrat entre l’administration et des fournisseurs).
  
  
• Signature à partir d’applications spécialisées ou de groupe : permet de signer des documents directement dans les applications cantonales où ils sont édités ; l’intégration de cette fonctionnalité dans les applications cantonales est progressive : elle sera d’abord déployée dans BE-GEVER, puis d’autres applications spécifiques suivront selon le calendrier établi.

Vous pouvez joindre le service de signature à l'adresse https://esignature.apps.be.ch/

Vous apprendrez ci-après comment utiliser le service « BE-Signature ». Pour plus d’informations sur le projet de déploiement « Signatur@BE », consultez le site Web correspondant (accessible uniquement aux membres de l’administration). Consultez également l'enregistrement de notre webinaire à ce sujet.

Le service de signature régulièrement mis à jour. Les vidéos et illustrations présentées ici peuvent donc ne pas correspondre encore tout-à-fait à l’interface finale de la solution de signature. Nous les actualiserons régulièrement durant la phase de déploiement et vous invitons par conséquent à consulter de temps en temps notre page Web !

Depuis le 1^er mars 2023, l’administration du canton de Berne accorde la primauté au numérique ; autrement dit, les autorités doivent dans la mesure du possible préférer le numérique au papier. Ce principe découle de la législation sur l’administration numérique (www.be.ch/LAN).

La signature numérique est dès lors nécessaire pour garantir la validité juridique dans l’univers numérique. Il ne s’agit pas d’une simple image de signature manuscrite, mais d’un procédé cryptographique (conçu typiquement pour les documents au format PDF), qui permet d’authentifier l’auteur·e et d’attester sans aucun doute possible l’intégrité d’un document.

Cette sécurité cryptographique est possible exclusivement avec des documents numériques et ne fonctionne plus dès lors qu’ils sont imprimés. Autrement dit, les documents signés numériquement doivent être créés, édités et archivés exclusivement sous forme numérique.

Les services de certification et de signature juridiquement valables sont fournis par des prestataires reconnus, aussi appelés « Trust Service Provider » ou TSP. La réglementation à ce sujet est fixée depuis 2005 dans la
loi fédérale sur la signature électronique (SCSE).

Dans l’administration cantonale, la signature électronique remplace la signature manuscrite, sauf dans les domaines d’application où cette dernière reste prescrite par la loi (voir ci-dessous).

Le personnel de l’administration cantonale peut commander « BE-Signature » via le catalogue de services. Cette application propose deux types de signature numérique :

• le cachet électronique réglementé, qui permet de signer au nom du canton. C’est le mode de signature normal. Tous les agents et agentes cantonaux peuvent commander ce cachet ;
  
  
• la signature électronique qualifiée (QES), qui permet de signer en son nom propre. C’est le mode de signature exceptionnel. Il n’est requis que pour de rares opérations commerciales réglementées par le droit fédéral et peut uniquement être commandé pour ces cas précis parce qu’il revient plus cher que le cachet électronique.

Les responsables d’application peuvent en outre commander l’intégration de ces deux types de signature à une application spécifique avec un accès à l’interface de programmation (API).

Les documents signés numériquement sont légalement contraignants. Le service doit donc garantir que seule la personne dont le nom figure dans la signature est en mesure de l’utiliser. Deux méthodes permettent de s’en assurer :

• Cachet électronique réglementé du canton : l’identité des personnes habilitées à l’utiliser est vérifiée dans le cadre de la procédure d’embauche et lors de la connexion au poste de travail cantonal (login). Les utilisateurs et utilisatrices sont donc tenus de verrouiller Windows (par les touches Ctrl+Alt+Suppr) en quittant leur poste de travail, afin d’empêcher quiconque de signer en leur nom. Comme le cachet est établi au nom du canton, l’identité de la personne signataire et l’organisation dont elle fait partie sont automatiquement enregistrées dans le certificat cryptographique (champ « Objet ») lors de la signature et indiquées par un « tampon » dans le document lui-même. Cela permet aux tiers de vérifier qui a signé le document.
  
  
• Signature électronique qualifiée : pour bénéficier de ce service, il faut d’abord se présenter personnellement dans une boutique Swisscom afin de faire vérifier son identité. Chaque signature numérique devra ensuite être validée via l’appli Mobile ID sur un téléphone portable.

Contrairement au certificat Admin-PKI, « BE-Signature » ne nécessite pas de carte à puce.

« BE-Signature » remplace l’ancienne solution qui faisait appel à une carte Admin-PKI ou à un certificat technique. Il s’agit d’une application web moderne et efficiente, qui ne nécessite aucun support physique. C’est désormais Swisscom qui fournit les services de signature au canton de Berne.

Conséquences :

• Les personnes disposant d’un certificat Admin-PKI de classe B signent dorénavant à l’aide du cachet électronique réglementé.
• Les certificats Admin-PKI de classe B ne sont pas prolongés, à moins qu’ils ne restent nécessaires pour la connexion à des applications fédérales.
• Les personnes qui disposent déjà d’un certificat QES (Admin-PKI de classe A ou SwissID) signent désormais avec le certificat QES du service « BE-Signature » de Swisscom.

Le cachet électronique réglementé et la signature électronique qualifiée du service « BE-Signature » peuvent en principe être utilisés dans tous les cas où une signature manuscrite était auparavant nécessaire pour qu’un document soit juridiquement valable, par exemple sur des courriers, contrats, quittances, attestations ou certificats.

Les autorités du canton de Berne ont donc plusieurs possibilités de signature numérique :

• À des fins administratives, elles peuvent utiliser aussi bien le cachet électronique réglementé que la signature électronique qualifiée – à ces quelques réserves près :
  
  
  • La signature numérique n’est pas encore autorisée pour les décisions des autorités ni pour les échanges avec celles-ci dans le cadre des procédures administratives et de recours administratif dans le canton de Berne. Elle le sera seulement à l’issue de la révision partielle en cours de la loi sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA). 
    
    
  • Par ailleurs, certaines dispositions de la législation spécialisée peuvent interdire l’utilisation de la signature numérique dans certains cas précis.
    
    
  • Seule la signature électronique qualifiée est autorisée dans certains domaines d’application du droit fédéral.
    
    
• Pour les affaires de droit privé (p. ex. conclusion de contrats), les conditions suivantes s’appliquent :
  
  
  • Pour la conclusion de presque tous les contrats (p. ex. contrats de vente de biens ou de services, mandats), il est possible d’utiliser aussi bien le cachet électronique réglementé que la signature électronique qualifiée.
    
    
  • Seule la signature électronique qualifiée est autorisée dans le cas des rares contrats pour lesquels la loi fédérale exige la forme écrite (art. 13 et 14 CO).

Notons qu’il n’est pas toujours judicieux ni nécessaire de remplacer la signature manuscrite par une signature numérique. En vertu des articles 2 et 3 de l’ordonnance sur l’administration numérique (OAN), les documents numériques destinés à des fins administratives font foi même s’ils ne portent pas de signature numérique (p. ex. courriels ou documents validés dans le système BE-GEVER de gestion électronique des affaires). La signature numérique n’est utile que dans les cas où l’authenticité d’un document doit être certifiée sans aucun doute possible, par exemple lorsque des tiers doivent pouvoir en vérifier facilement l’authenticité.

La signature numérique est jointe de manière invisible à un document PDF. Elle peut être vérifiée à l’aide d’un logiciel adéquat, mais uniquement à partir du document numérique original : cette vérification n’est pas possible sur un document qui a été imprimé ou à nouveau scanné.

Le service cantonal « BE-Signature » place un « tampon » dans les documents pour signaler qu’ils ont été signés numériquement. Il ne s’agit pas de la signature numérique proprement dite, qui est invisible, mais seulement de sa mise en évidence.

Plusieurs logiciels permettent de vérifier les signatures numériques, notamment : 

• l’outil validator.ch de la Confédération : le document à vérifier est téléchargé sur le site, qui délivre ensuite un rapport.

La vérification de la signature numérique permet d’attester que le document

• a bien été signé par la personne mentionnée et aux date et heure indiquées dans la signature,
  
  
• et qu’il n’a pas subi de modifications depuis sa signature.

Toutefois, cette vérification ne garantit en aucune façon l’exactitude des informations contenues dans le document : elle ne fait qu’authentifier sa signature et attester qu’il n’a pas été modifié.

Veuillez noter que le document téléchargé quitte la zone sécurisée de l'administration.

L'utilisation du service de signature « BE-Signature » est décrite dans le manuel d'utilisation.

De courtes vidéos explicatives sont disponibles en complément pour les utilisations les plus fréquentes :

• Premiers pas – Premiers pas avec BE-Signature; dossiers personnels et dossiers pour la signature.
• Signature ad-hoc avec cachet – Mode de signature le plus rapide; signer un seul document « ad hoc » avec un cachet électronique réglementé («cachet cantonal»), conversion d'un document Office compris.
• Signature unique avec cachet – Signer un seul document avec un cachet électronique réglementé, avec confirmation implicite via connexion au système (SSO).
• Signature unique avec signature électronique qualifiée – Signer un seul document avec une signature électronique qualifiée (QES), avec confirmation sur l'application Mobile ID.
• Signatures multiples avec workflow – Signature du document par plusieurs personnes, perspective de l'invitant, déroulement parallèles et séquentielles.
• Signer sur invitation – Vue des personnes invitées; courrier électronique d'invitation, placement d'éléments visuels, signature.
• Achever un workflow de signatures multiples – Choisir et télécharger le document signé par toutes les personnes concernées.
• Signatures multiples sans signer soi-même – Faire signer le document par plusieurs personnes, la personne responsable de la coordination ne signe pas elle-même, le plus souvent dans un ordre séquentiel, avec les paramètres standards appropriés.
• Signatures multiples avec plusieurs documents – Cas d'utilisation avec tous les éléments - conversion de documents Office, signature séquentielle avec plusieurs documents, pièces jointes et personne responsable de la coordination.
• Inviter des signataires externes – Invitation de signataires externes avec accès au service par confirmation par SMS (perspective interne), cas fréquent de «contre-signature» de contrats de fournisseurs.
• Signer sur invitation de l’administration cantonale – Courriel électronique d'invitation, confirmation par SMS, placement d'éléments visuels, signature (perspective externe).
• Éléments visuels sur plusieurs documents d’un dossier – Placement d'éléments visuels lors de la signature de plusieurs documents dans un dossier, sur des documents aux structures différentes ou uniformes.
• Signer avec des pièces jointes – Envoi de pièces jointes qui ne sont pas signées (courriel électronique normal).
• Téléchargement et suppression de documents signés – Le service de signature n'est pas un système de classement - après 20 jours, un rappel invitant à la suppression s'affiche, après 10 jours supplémentaires, le dossier est déplacé dans la corbeille.
• Paramètres du profil personnel – Personnalisation des paramètres par défaut pour les fenêtres, les workflows, les notifications ; création d'images de signatures manuscrites (article de la base de connaissance avec instructions).
• Suppléances – Activer et désactiver des suppléances, définition de la durée.
• Validation des documents signés – Validation avec validator.ch ; contrôle des documents sensibles avant le téléchargement.

Pour toute question ou en cas de problème, vous pouvez saisir une demande de renseignements ou une annonce de dérangement sur le portail en libre-service. 

Si vous souhaitez tester les fonctionnalités du service de signature, vous pouvez télécharger le document prévu à cet effet :

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Vous trouverez ici les questions les plus fréquentes sur le service « BE-Signature » du canton de Berne, accompagnées des réponses correspondantes. Elles seront continuellement mises à jour et complétées.