Ich habe ein digital signiertes Dokument des Kantons Bern erhalten. Ist es rechtsgültig und echt?
Ja, Dokumente, die eine digitale Signatur des Kantons Bern tragen, sind gleich rechtsgültig wie von Hand unterschriebene Dokumente.
Es gibt zwei Arten von digitalen Signaturen des Kantons Bern: das geregelte elektronische Siegel und die qualifizierte elektronische Signatur. Beide sind gleichermassen rechtsverbindlich. Die Ausnahmen sind weiter unten im Abschnitt «Wozu dienen digitale Signaturen?» beschrieben.
Wie Sie eine digitale Signatur des Kantons Bern überprüfen können, ist weiter unten im Abschnitt «Wie überprüfe ich signierte Dokumente?» beschrieben.
Ich arbeite für den Kanton Bern. Wie kann ich Dokumente digital signieren?
Der Dienst «BE-Signatur» steht allen Mitarbeitenden des Kantons Bern zur Verfügung, um Dokumente digital zu signieren.
Der Signierdienst bietet folgende Funktionen:
- Signieren von Einzel-Dokumenten - PDF-Dokumente werden über eine webbasierte Signierplattform mit einem geregelten elektronischen Siegel des Kantons oder qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) signiert. Dies ersetzt das Signieren von Dokumenten mit einer Chipkarte des Bundes (Admin-PKI).
- Mehrfach-Signaturen - mehrere Beteiligte können neu ein Dokument gemeinsam signieren. Dabei können auch Personen ausserhalb der Verwaltung zum Signieren eingeladen werden, zum Beispiel um mit Lieferanten Verträge zu signieren.
- Signieren aus Konzern- oder Fachapplikationen - der Signierdienst wird schrittweise in kantonale Applikationen integriert, um direkt aus ihnen Dokumente digital zu signieren. Zu Beginn wird der Signierdienst in BE-GEVER integriert, weitere Fachapplikationen folgen gemäss der jeweiligen Releaseplanung.
Sie erreichen den Signierdienst unter https://esignature.apps.be.ch/
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des Kantons Bern den Dienst «BE-Signatur» bestellen und nutzen können. Sehen Sie sich dazu auch die Aufzeichnung unseres Webinars an.
Der Dienst wird regelmässig aktualisiert. Die hier angebotenen Videos und Anleitungen können deshalb teilweise vom aktuellen Erscheinungsbild der Software abweichen.
Was sind digitale Signaturen?
Seit dem 1. März 2023 gilt in der öffentlichen Verwaltung des Kantons Bern das digitale Primat, d.h. Behörden müssen wenn möglich digital statt auf Papier arbeiten. Das ergibt sich aus der Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (www.be.ch/dvg).
Um in der digitalen Welt rechtliche Verbindlichkeit zu gewährleisten, braucht es digitale Unterschriften. Das sind nicht einfach gescannte Bilder der eigenen Unterschrift. Vielmehr werden die signierten Dokumente - typischerweise im PDF-Format - mit einem kryptografischen Verfahren gesichert. Damit wird die signierende Person und die Unversehrtheit des Dokuments zweifelsfrei belegt.
Diese kryptografische Sicherung ist ausschliesslich mit dem digitalen Dokument möglich, beim Ausdrucken geht sie verloren. Das bedeutet, dass digital signierte Dokumente ausschliesslich digital erstellt, verarbeitet und archiviert werden müssen.
Die vom Kanton Bern eingesetzten digitalen Signaturen entsprechen den Anforderungen des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES).
In der Kantonsverwaltung ersetzt die digitale Signatur ab Herbst 2023 die eigenhändige Unterschrift. Dies gilt nicht für die Anwendungsgebiete, in denen die Handunterschrift weiter gesetzlich vorgeschrieben ist (siehe weiter unten).
Geregeltes elektronisches Siegel
Das geregelte elektronische Siegel ist im Gegensatz zur qualifizierten elektronischen Signatur einer Organisation statt einer Person zugeordnet und bietet durch auditierte Verfahren ebenfalls eine starke Identitätsbestätigung. Für das geregelte elektronische Siegel wird die Identität der signierenden Organisation festgestellt, beispielsweise durch einen Auszug aus einem offiziellen Register. Die überprüfte Organisation erhält dabei ein Zertifikat mit den bestätigten offiziellen Angaben. Dieses Zertifikat ist die Voraussetzung, um Dokumente zu signieren. Die Freigabe für das Signieren richtet sich nach den Prozessen der Organisation.
In der Berner Kantonsverwaltung kann das geregelte elektronische Siegel anstelle der Handunterschrift zum rechtsgültigen Signieren von amtlichen Dokumenten verwendet werden. Obwohl das Siegel auf den Kanton ausgestellt ist, können Dritte, die gesiegelte Dokumente erhalten, überprüfen, welche Person sie signiert hat, weil der Signaturdienst BE-Signatur diese Information beim Signieren im Dokument anbringt. Dies geschieht einerseits mit einem sichtbar im Dokument angebrachten visuellen Element, das die Handunterschrift ersetzt, und andererseits im Feld «Verwendung» des kryptografischen Zertifikats, das dem gesiegelten Dokument unsichtbar angehängt wird und mit Software wie validator.ch überprüft werden kann.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die qualifizierte elektronische Signatur - kurz QES - ist eine Form einer digitalen Signatur, die durch bundesrechtlich geregelte Verfahren einer Person zugeordnet ist. Sie ist im Zivilrecht der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Das Bundesrecht setzt sie für bestimmte Geschäfte voraus.
Für die qualifizierte elektronische Signatur muss die Identität der signierenden Person zweifelsfrei festgestellt werden. Diese Person muss daher vor dem ersten Signieren einmalig eine Identitätsprüfung durchlaufen. Die Identitätsprüfung für die qualifizierte elektronische Signatur setzt persönliches Erscheinen voraus. Die überprüfte Person erhält dabei ein «Zertifikat» mit ihren persönlichen Angaben gemäss Ausweis. Dieses Zertifikat ist die Voraussetzung, um Dokumente qualifiziert zu signieren. Das eigene Zertifikat wird dabei für das Signieren mittels Mobiltelefon freigegeben.
Qualifizierte elektronische Signaturen sind wie eigenhändige Unterschriften nur in wenigen bundesrechtlich vorgesehenen Fällen rechtlich erforderlich. Für Signaturen auf Dokumenten der Kantonsverwaltung genügt auch das geregelte elektronische Siegel, das mit dem Signierdienst BE-Signatur allen Kantonsangestellten zur Verfügung steht.
Für die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) muss die Identität der nutzenden Person vorgängig besonders überprüft werden. Jede einzelne Signatur muss danach mit der MobileID-App auf einem Mobiltelefon freigegeben werden. Eine Anleitung finden Sie hier.
Wie erhalte ich Zugang zu «BE-Signatur»?
Der Signierdienst «BE-Signatur» unterstützt zwei Arten der digitalen Signatur. Den Zugang können die Mitarbeitenden der Kantonsverwaltung über den Service-Katalog bestellen:
- Geregeltes elektronisches Siegel des Kantons für Signaturen im Namen des Kantons. Dies ist der Normalfall. Der Zugang zu diesem Kantonssiegel kann von allen Kantonsmitarbeitenden bestellt werden.
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Signaturen im eigenen Namen. Dies ist der Ausnahmefall. Die QES wird nur für wenige bundesrechtlich geregelte Geschäftsfälle benötigt und kann nur für diese Fälle bestellt werden, weil sie teurer ist als das Siegel.
Für beide Varianten können Applikationsverantwortliche zudem die Integration in eine Fachapplikation mit Zugang zur Programmierschnittstelle (API) des Signierdienstes bestellen.
Wie erfolgt die Identitätsprüfung zur Nutzung der digitalen Signatur?
Digital signierte Dokumente sind rechtlich verbindlich. Der Signierdienst muss daher sicherstellen, dass nur die Person, deren Name in der Signatur steht, die Signatur anbringen kann. Dies erfolgt wie folgt:
- Für die Nutzung des geregelten elektronischen Siegels des Kantons erfolgt die Identitätsprüfung im Rahmen des Anstellungsprozesses und der Anmeldung am kantonalen Arbeitsplatz (Login). Die Nutzenden sind daher verpflichtet, Windows beim Verlassen des Arbeitsplatzes zu sperren (Ctrl-Alt-Delete), um zu verhindern, dass Dritte in ihrem Namen Signaturen anbringen können. Weil das Siegel auf den Namen des Kantons ausgestellt ist, wird der Name und die Organisationszugehörigkeit der signierenden Person beim Signiervorgang automatisch als Bemerkung (Feld «Verwendung») in der kryptografischen Signatur hinterlegt und mit einem «Stempel» als Text im Dokument sichtbar gemacht. Damit können Dritte überprüfen, wer das Dokument signiert hat.
- Für die Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt die Identitätsprüfung durch den Zertifikatsdienstleistungsanbieter des Kantons, Swisscom, der das für die Signatur erforderliche Zertifikat ausstellt.
Anders als beim Signieren mit dem Admin-PKI-Zertifikat wird zum Signieren mit BE-Signatur keine Chipkarte mehr benötigt.
Was ändert sich mit «BE-Signatur»?
«BE-Signatur» überführt das bisherige Signieren mit Admin-PKI Karte oder technischen Zertifikaten in eine moderne browser-basierte und kosteneffektive Lösung ohne physisches Trägermedium. Die Signierdienste werden neu von Swisscom für den Kanton Bern erbracht.
Das heisst:
- Wer ein Admin-PKI-Klasse-B-Zertifikat hat, signiert neu mit dem geregelten elektronischen Siegel.
- Das Admin-PKI-Klasse-B-Zertifikat wird nicht verlängert, ausser es wird zum Anmelden bei Bundesapplikationen weiterhin benötigt.
- Wer bereits ein QES-Zertifikat wie Admin-PKI-Klasse-A oder SwissID hat, signiert neu mit dem QES-Zertifikat des Service «BE-Signatur» bei Swisscom.
Wozu dienen digitale Signaturen?
Das geregelte elektronische Siegel und die qualifizierte elektronische Signatur des Service BE-Signatur können grundsätzlich rechtsverbindlich für alle Zwecke eingesetzt werden, für die bisher die Handunterschrift eingesetzt wurde, wie Briefe, Verträge, Bescheinigungen, Zeugnisse oder Zertifikate.
Damit ergeben sich für die Nutzung digitaler Signaturen durch Behörden des Kantons Bern folgende Möglichkeiten:
- Für Verwaltungszwecke können die Behörden sowohl das geregelte elektronische Siegel wie auch die qualifizierte elektronische Signatur verwenden, mit folgenden Vorbehalten:
- Noch nicht zulässig ist die digitale Unterzeichnung von Verfügungen und Entscheiden der Behörden sowie von Eingaben an Behörden im Rahmen von Berner Verwaltungsverfahren oder Verwaltungsbeschwerdeverfahren. Dies wird erst nach der zurzeit laufenden Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRPG) möglich sein.
- Darüber hinaus gibt es möglicherweise weitere Vorschriften der Fachgesetzgebung, die den Einsatz digitaler Signaturen in bestimmten Fällen ausschliessen.
- Für bestimmte Anwendungszwecke des Bundesrechts ist nur die qualifizierte elektronische Signatur zulässig. Am Ende dieser Seite finden Sie eine teilweise Liste dieser Fälle.
- Noch nicht zulässig ist die digitale Unterzeichnung von Verfügungen und Entscheiden der Behörden sowie von Eingaben an Behörden im Rahmen von Berner Verwaltungsverfahren oder Verwaltungsbeschwerdeverfahren. Dies wird erst nach der zurzeit laufenden Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRPG) möglich sein.
- Für privatrechtliche Geschäfte (z.B. den Abschluss von Verträgen) gilt:
- Für den Abschluss fast aller Verträge (z.B. Dienstleistungsverträge, Aufträge, Kaufverträge) können sowohl das geregelte elektronische Siegel wie auch die qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.
- Für die wenigen Verträge, für die von Bundesrechts wegen das Formerfordernis der Schriftlichkeit gilt, ist nur die qualifizierte elektronische Signatur zulässig (Art. 13 und 14 OR). Am Ende dieser Seite finden Sie eine teilweise Liste dieser Fälle.
- Für den Abschluss fast aller Verträge (z.B. Dienstleistungsverträge, Aufträge, Kaufverträge) können sowohl das geregelte elektronische Siegel wie auch die qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden.
Beachten Sie, dass es nicht in allen Fällen sinnvoll oder notwendig ist, eine Handunterschrift durch eine digitale Signatur zu ersetzen. Gemäss Art. 2 und 3 der Verordnung über die digitale Verwaltung (DVV) sind digitale Dokumente auch dann, wenn sie nicht digital signiert sind, für Verwaltungszwecke rechtlich massgeblich, z.B. E-Mails oder Dokumente, die in der digitalen Geschäftsverwaltung BE-GEVER freigegeben wurden. Eine digitale Signatur ist nur dann sinnvoll, wenn sich aus dem jeweiligen Geschäftsfall erhöhte Anforderungen an die Nachweisbarkeit der Echtheit eines Dokumentes ergeben, z.B. wenn Dritte die Echtheit des Dokuments einfach überprüfen können sollen.
Wie überprüfe ich signierte Dokumente?
Die digitale Signatur ist ein unsichtbarer Anhang eines signierten PDF-Dokuments. Sie kann mit dafür geeigneter Software überprüft werden. Das ist aber nur mit dem digitalen Originaldokument möglich, nicht mit ausgedruckten und wieder eingescannten Dokumenten.
Der kantonale Signierdienst BE-Signatur kann auf digital signierten Dokumenten einen «Stempel» anbringen, um der Leserschaft anzuzeigen, dass das Dokument digital signiert wurde. Dieser Stempel ist nicht die digitale Signatur, sondern nur ein sichtbarer Hinweis auf die nicht sichtbare digitale Signatur.
Die digitale Signatur kann unter anderem wie folgt überprüft werden:
- Mit den allfälligen Signaturüberprüfungs-Funktionen der Software, die Sie zur Anzeige von PDF-Dateien nutzen, wie z.B. Adobe Acrobat Reader. Bitte konsultieren Sie dazu die Anleitung zur Software.
- Mit der Webseite validator.ch des Bundes. Dort können Sie das zu prüfende Dokument hochladen. Nach dem Hochladen des Dokuments wird Ihnen ein Prüfbericht wie der unten dargestellte angezeigt, der über die Gültigkeit der Signatur Auskunft gibt.
Wenn die digitale Signatur auf diese Weise erfolgreich überprüft wurde, ist damit Folgendes nachgewiesen:
- Das Dokument wurde von der in der Signatur genannten Person zu dem in der Signatur genannten Zeitpunkt signiert.
Das Dokument wurde seit der Signatur nicht verändert.
Die Überprüfung macht jedoch keine Aussage über die Richtigkeit des Inhalts des signierten Dokuments.
Bitte beachten Sie bei der Nutzung von validator.ch Folgendes:
- Der Kanton Bern kann die Vertraulichkeit des hochgeladenen Dokuments nicht gewährleisten. Wir empfehlen daher, Signaturen in vertraulichen Dokumenten wenn möglich mit der auf Ihrem Gerät installierten Software zum Anzeigen von PDF-Dokumenten zu überprüfen.
- Enthält das Dokument sowohl eine qualifizierte elektronische Signatur wie auch ein geregeltes elektronisches Siegel, kann es sein, dass im Prüfbericht fälschlicherweise zu lesen ist "Das Dokument ist nicht gültig signiert", obwohl der Bericht im Übrigen bestätigt, dass alle angebrachten Signaturen gültig sind. Dies ist ein bekannter Fehler des Validierungsdienstes des Bundes.
Wie bediene ich «BE-Signatur»?
Die Bedienung des Signierdiensts «BE-Signatur» ist im Bedienungshandbuch beschrieben.
Für die häufigsten Verwendungen stehen Ihnen ergänzend kurze Erklärvideos zur Verfügung:
- Erste Schritte – Erste Schritte mit BE-Signatur, eigene Mappen sowie Mappen zum Signieren
- Ad-hoc-Signatur mit Siegel – Schnellste Art des Signierens; Einzeldokument ad hoc mit geregeltem elektronischem Siegel («Kantonssiegel») signieren, inkl. Konversion von Office-Dokument.
- Einzel-Signatur mit Siegel – Einzeldokument mit geregeltem elektronischem Siegel signieren, mit impliziter Bestätigung durch eigene Systemanmeldung (SSO).
- Einzel-Signatur mit qualifizierter elektronischer Signatur – Einzeldokument mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) signieren, mit Bestätigung auf MobileID-App.
- Mehrfach-Signaturen mit Workflow – Dokument durch mehrere Mitwirkende signieren, Sicht von Einladendem, parallele und sequentielle Ausprägungen.
- Signieren auf Einladung – Sicht von Mitwirkenden; Einladungs-E-Mail, Platzierung visueller Elemente, Signieren.
- Mehrfach-Signaturen Abschluss – Auswahl und Herunterladen des von allen Mitwirkenden signierten Dokuments.
- Mehrfach-Signaturen ohne selbst zu signieren – Dokument durch mehrere Mitwirkende signieren lassen, der organisierende Mitarbeitende signiert nicht selbst, meistens in sequentieller Reihenfolge, geeignete Standardeinstellungen.
- Mehrfach-Signaturen mit mehreren Dokumenten – Anwendungsfall mit allen Elementen; Konversion von Office-Dokumenten, sequentielles Signieren mit mehreren Dokumenten, Anhängen und organisierendem Mitarbeitenden.
- Extern Signierende einladen – Einladen von externen Signierenden mit Zugang durch SMS-Bestätigung (interne Sicht), häufiger Fall «Gegenzeichnen» von Lieferantenverträgen.
- Signieren auf Einladung der Kantonsverwaltung – Einladungs-E-Mail, SMS-Bestätigung, Platzierung visueller Elemente, Signieren (externe Sicht).
- Visuelle Elemente auf mehreren Dokumenten einer Mappe – Platzierung visueller Elemente beim Signieren von mehreren Dokumenten in einer Mappe, bei unterschiedlich oder einheitlich aufgebauten Dokumente.
- Signieren mit Anhängen – Mitsenden von Anhängen, welche nicht signiert werden (normales E-Mail).
- Herunterladen und Löschen signierter Dokumente – Der Signierdienst ist keine Ablage - nach 20 Tagen erscheint eine Erinnerung zum Löschen, nach weiteren 10 Tagen wird die Mappe in den Papierkorb verschoben.
- Persönliche Profileinstellungen – Personalisierung der Standardeinstellungen für Fenster, Workflows, Benachrichtigungen; Freistellen von Unterschrift-Faksimiles (KB-Artikel mit Anleitung).
- Stellvertretungen – Aktivierung und Deaktivierung von Stellvertretungen, sowie Wirkungsdauer.
- Validierung signierter Dokumente – Validierung mit validator.ch; Prüfung vor dem Hochladen auf sensitive Dokumente.
Wo bekomme ich Hilfe?
Als Mitarbeiter/-in oder Behördenmitglied des Kantons melden Sie sich bei Fragen oder Problemen bitte im Self-Service-Portal der Kantonsverwaltung mit einem Anfrage- oder einem Fehler-Ticket.
Test-Dokument
Falls Sie die Funktionalität des Signierdiensts ausprobieren möchten, verwenden Sie bitte das nachfolgende Test-Dokument.
Häufige Fragen und Antworten
Wir haben für Sie die häufigsten Fragen und Antworten zum Signierdienst «BE-Signatur» des Kantons Bern zusammengestellt. Diese werden laufend ergänzt.