Prozessschritte

Der hier beschriebene Beschaffungsprozess ist so aufgebaut, dass er für alle vier gesetzlich vorgesehenen Vergabeverfahren (freihändiges Verfahren, Einladungsverfahren, selektives und offenes Verfahren) angewendet werden kann. Für das selektive Verfahren sind alle neun Schritte zu durchlaufen, beim offenen und beim Einladungsverfahren entfallen die Prozessschritte «PQ-Unterlagen» und «Selektion». Beim freihändigen Verfahren kann in der Regel zusätzlich auf den Schritt «Evaluation» verzichtet werden.

Diese Aufteilung hat zum Ziel, den Beschaffungsprozess als Ganzes planbar, führbar und kontrollierbar zu gestalten. Die Aufgliederung erfolgt in Anlehnung an das Phasenprinzip der in der Kantonsverwaltung verwendeten Informatikprojektführungsmethode HERMES. Diese verlangt ein strukturiertes Vorgehen, einen klar definierten Start und ein klar definiertes Ende.

Der Beschaffungsprozess wird im Normalfall als Teilprojekt eines übergeordneten Projektes geplant, abgewickelt und dokumentiert. Die Prozessschritte, die Initialisierung und der Projektabschluss entsprechen dabei den gleichnamigen Phasen eines ICT-Projektes gemäss kantonalem Leitfaden für die Abwicklung von ICT-Projekten. Die dazwischen liegenden Prozessschritte sind beschaffungsspezifisch.

Für alle Prozessschritte sind prozessschrittübergreifende Aufgaben und Ergebnisse im Sinne der HERMES-Submodelle

• Projektmanagement
  
• Risikomanagement
  
• Qualitätssicherung
  
• Konfigurationsmanagement
  
• Projektmarketing

vorgesehen.