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Andreas Schelbert, responsable de la section Personnel et développement de l’OIO – décembre 2024

Photo : Pixabay©

Dans le monde du travail moderne, la gestion des compétences joue un rôle de plus en plus décisif. C’est un instrument déterminant non seulement pour promouvoir et préserver de précieux savoirs, mais aussi pour garantir que l’entreprise dispose des compétences qui lui sont essentielles. Elle permet de s’assurer que le personnel développe des compétences ciblées et les mette en application, ce qui renforce l’efficience et fidélise les collaboratrices et collaborateurs.

Dans un contexte de pénurie de main d’œuvre qualifiée et de concurrence croissante pour s’attacher des talents, la gestion des compétences permet aux entreprises gérer de manière stratégique le développement du personnel en vue de se préparer à l’avenir. Elle est également bénéfique à la « marque Employeur » : les entreprises qui stimulent le potentiel de leur personnel et soutiennent son perfectionnement sont en effet plus attrayantes sur le marché du travail.

L’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) est convaincu que la gestion des compétences doit faire partie intégrante de la gestion du personnel et des connaissances. Il s’efforce d’offrir à ses collaboratrices et collaborateurs un environnement de travail qui leur permette de déployer pleinement leurs connaissances et leurs capacités. Pour ce faire, il s’est doté d’une stratégie de développement du personnel et de l’organisation moderne, qui se fonde sur une analyse des principes en la matière.

L’OIO promeut le développement des compétences et connaissances de ses collaboratrices et collaborateurs en tenant compte de leurs objectifs individuels et de ceux de l’organisation. Cela consiste à créer un environnement propice à leur épanouissement et leur développement.

Le domaine d’activité « Identification et promotion des talents » a pour objectif de déceler le plus tôt possible les collaboratrices et collaborateurs ayant un potentiel, de les fidéliser et de soutenir leur évolution personnelle et professionnelle. Le processus de « développement du personnel » vise à renforcer et garantir à long terme les performances et la motivation de tous les collaborateurs et collaboratrices, afin que l’OIO reste à l’avenir en mesure d’accomplir son mandat de prestations avec professionnalisme. Ce processus comprend des entretiens réguliers sur le développement, des analyses de potentiel et un accompagnement permanent de chaque collaborateur et collaboratrice dans son évolution individuelle.

Le canton de Berne contribue largement lui aussi à l’efficacité de la gestion des compétences : son modèle de compétences sert en effet de base au développement de compétences clés au sein du personnel. À l’ère du numérique, en particulier, les compétences dans les domaines de l’informatique, de l’intelligence artificielle et de la communication revêtent de plus en plus d’importance. Le modèle de compétences a donc été élargi en conséquence afin de tenir compte comme il se doit des exigences de la numérisation croissante.

En septembre 2024, l’OIO a ouvert sa plateforme Digiz aux membres du personnel cantonal. Elle leur offre la possibilité d’échanger des connaissances et des expériences avec le reste de l’administration et leur propose des perfectionnements individuels axés sur leurs objectifs de développement.

DigiCheck, la pièce maîtresse de cette plateforme, est un autotest leur permettant d’évaluer clairement leurs capacités numériques et de se perfectionner pour contribuer de manière ciblée à la transformation numérique de l’administration cantonale.

Le canton de Berne introduira en décembre 2024 le service d’authentification AGOV pour les services numériques accessibles via BE-Login. Cette solution simple et sûre fonctionne sans mot de passe. La procédure de connexion actuelle sera retirée fin décembre 2025.

Ce changement marque une étape importante et illustre les efforts continus de l'OIO pour faire progresser la numérisation. La sécurité et la facilité d'utilisation pour les utilisateurs sont au cœur de cette démarche.

Sous la direction de l'OIO, quelque 80 collaborateurs engagés ont travaillé intensivement en arrière-plan pendant des mois à la préparation du projet. Ils ont apporté leurs connaissances et leur expertise et ont veillé à ce que la transition se déroule aussi bien que possible pour toutes les parties concernées.

• Lire le communiqué de presse dans son intégralité

Yanick Imboden, gestionnaire de services à l’OIO – octobre 2024

L’objectif du déploiement du PTC 10 a rapidement été clair : mettre à la disposition du personnel cantonal un poste de travail moderne lui permettant de travailler n’importe où et d’accéder facilement, en toute sécurité, à ses données, documents et applications. Il s’agissait aussi, grâce à des solutions standard répondant aux besoins des utilisatrices et utilisateurs, de créer les conditions techniques et organisationnelles d’une collaboration efficace, y compris par-delà les limites de l’administration.  
 

Suivant la tendance aux solutions en nuage, qui vaut aussi pour les applications, nous avons conçu le PTC 10 comme un poste de travail « virtuel ». Cela signifie que les différents programmes ne sont plus installés directement sur l’ordinateur professionnel, de sorte qu’il est possible d’utiliser n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou téléphone) comme point d’accès à son environnement de travail virtuel.

De l’idée initiale à la réalisation du PTC 10, nous avons parcouru le chemin selon l’approche Agile afin de réagir rapidement et efficacement à l’évolution des exigences ou du contexte du projet. La flexibilité combinée à la capacité d’adaptation ont été des atouts majeurs dans la mise en œuvre du projet, dont le succès a reposé de manière décisive sur les éléments suivants : 

• Échanges et feedback : Les échanges continuels, d’égal à égal, avec les mandants du projet et les utilisatrices et utilisateurs finals ont permis de garantir la prise en compte rapide des exigences et la réalisation des adaptations dans des délais relativement brefs. 
  
  
• Coopération et participation : Le PTC 10 a été développé selon la méthode Agile en appliquant les principes SAFe (Scaled Agile Framework). Cette approche a favorisé la participation de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs, garantissant ainsi des solutions pratiques adaptées aux utilisatrices et utilisateurs. L’approche Agile a aussi permis d’abolir les frontières entre les organisations. Le sentiment d’appartenance au groupe était très fort, tout le monde poursuivant le même but.
  
  
• Transparence et engagement : La planification des incréments de programme (PI) à intervalles réguliers a formé pour ainsi dire le cœur de notre travail. Lors de ces étapes, toutes les parties prenantes fixaient ensemble les objectifs, puis planifiaient et hiérarchisaient les travaux pour les trois mois suivants. Cette transparence a favorisé la visibilité et la valorisation de chaque contribution, ce qui a stimulé l’engagement des collaborateurs et collaboratrices.
  
  
• Planification et convivialité : La planification du travail s’est fondée sur des fonctions clairement définies (thèmes et exigences) et sur des critères d’acceptation (normes à respecter), faisant ainsi la transparence sur l’emploi des ressources. L’élaboration de prototypes (versions précoces de produits) a permis de fournir en peu de temps des premières moutures des solutions et, partant, de recevoir un feedback rapide et d’apporter des améliorations continuelles.
  
  
• Déploiement par étapes : Le PTC 10 a été installé par étapes dans les Directions et les offices du canton de Berne à partir du printemps 2024. Après la migration, diverses possibilités d’accompagnement sont offertes aux collaboratrices et collaborateurs : notamment des webinaires, des consultations et des formations en ligne. De plus, nous apportons constamment des améliorations sur la base des retours que nous recevons.  

Francisco Pagan, gestionnaire de services à l'OIO – mars 2024

La pandémie a changé les méthodes de travail au canton de Berne. Les séances se tiennent de plus en plus souvent à distance, réunissant des personnes toutes dispersées en différents endroits, par exemple à leur domicile. Certaines, dites hybrides, réunissent des personnes se trouvant dans les locaux de l’administration et d’autres à l’extérieur. Comme l’équipement actuel des salles de réunion n’était plus adapté à ces nouveaux besoins, l’OIO a créé le service BE-Meet.  

Le service BE-Meet permet de doter les salles de réunion d’équipements standard répondant néanmoins aux différents besoins, avec l’assurance d’un fonctionnement identique partout, d’une assistance bien réglementée et savoir exactement à qui s’adresser. Le service inclut la fourniture de conseils pour tenir compte des particularités des salles, comme la lumière, l’acoustique ou l’ameublement. Le « panier standard », comprenant des caméras, des micros et des écrans tactiles, propose différentes options d’aménagement simple à utiliser. Dans un souci de durabilité, le service BE-Meet inclut la vérification des moniteurs et projecteurs en place selon certains critères (âge, espérance de vie, compatibilité, support, etc.), afin de déterminer ceux qui peuvent encore être utilisés parallèlement au nouvel équipement fourni. 

Pour utiliser le service BE-Meet, il faut contacter le gestionnaire du service à l’OIO. Celui-ci examinera avec vous le matériel de médias et de communication dont vous avez besoin pour votre salle de réunion et vous fera une offre optimale sur cette base. Le service complet (« full managed service ») comprend la fourniture et l’installation de l’équipement ainsi que la formation, l’assistance et la maintenance des appareils. Si nécessaire, le gestionnaire peut établir un devis pour des services de conseil et de direction de projet ainsi que pour l’intervention de spécialistes. Les composants matériels vous sont fournis à des tarifs avantageux. Le gestionnaire du service coordonne et supervise la livraison et la mise en service de l’équipement.

Vous trouverez les différentes options d’aménagement dans le document « La salle de réunion numérique ». 

Esther Nicolet, conseillère en personnel et responsable GSE à l’OIO – Avril 2024

C’est le week-end, deux familles se retrouvent autour d’un repas pour passer un bon moment. Une fois les enfants au lit, les adultes laissent libre court à leurs conversations. Ils discutent politique, convoquent le bon vieux temps, bref, ils refont le monde, comme on dit. Et ils finissent inévitablement par parler santé, y allant des traditionnels « la santé, c’est le bien le plus précieux » ou « quand la santé va, tout va ».

La santé est importante aussi au travail : c’est le socle de la performance et du bien-être. Une entreprise peut donner le meilleur d’elle-même et garantir, voire améliorer la satisfaction de sa clientèle, si son personnel est en bonne forme physique, mentale et morale. Mais il n’appartient pas uniquement aux employé·e·s de veiller sur leur santé. L’entreprise elle-même a un grand rôle à jouer en la matière, puisqu’elle doit procurer des conditions de travail saines. Il n’en a pas toujours été ainsi.

Durant l’industrialisation, au tournant du XXe siècle, on s’est mis à construire des usines laissant entrer la lumière naturelle (« Daylight factories ») pour favoriser la production. À l’époque, l’idée était moins de favoriser le bien-être des ouvriers et ouvrières que d’augmenter le profit en améliorant la productivité et la qualité des produits. Cependant, l’utilisation des matériaux et techniques de construction les plus modernes s’est incidemment traduite par une meilleure aération des locaux et par la réduction des risques d’incendie, renforçant du même coup la motivation des travailleurs et travailleuses : ayant une vue sur l’extérieur, ils pouvaient rester en contact avec l’environnement. Les directions des entreprises y ont vu un facteur de productivité. C’est ainsi qu’on a commencé à concevoir des lieux de travail selon des principes ergonomiques, psychologiques et esthétiques, comme l’effet stimulant de la couleur. Tout cela est à l’origine d’une démarche réfléchie de conception des postes de travail dans un souci d’amélioration des conditions de travail.

Il est scientifiquement prouvé que le bien-être au travail et la performance sont intimement liés. Aujourd’hui, les postes de travail sont ergonomiques ; les locaux sont aménagés avec des matériaux de haute qualité et le mobilier ne doit pas être simplement fonctionnel ; il doit favoriser des postures saines. Pour que les employés se sentent mieux et plus en sécurité, on leur propose aussi des activités physiques, des conseils en alimentation et des animations. Le personnel d’encadrement est de plus en plus sensibilisé à l’importance d’un cadre psychologique sécurisant pour les collaborateurs et collaboratrices. Le canton de Berne ne fait pas exception. L’Office du personnel propose des cours pour apprendre à adapter son style de management aux évolutions sociales. De nombreuses personnes demandent aujourd’hui à leur responsable hiérarchique de mieux tenir compte de leur santé et de l’équilibre entre leur vie professionnelle et leurs obligations personnelles. Les entreprises qui ne se préoccupent pas assez de la santé sont moins attirantes pour les jeunes et passent ainsi à côté de jeunes talents.

L’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) a compris l’enjeu depuis longtemps. En complément des programmes de santé de l’Office du personnel, il a mis sur pied son propre service de gestion de la santé en entreprise (GSE) en 2016. Outre des programmes de prévention pour une alimentation saine, des conseils en ergonomie et des activités sportives, il a institué une gestion durable des absences. Les risques d’épuisement professionnel (burn-out) étant élevés dans le secteur informatique qui souffre de la pénurie de main d’œuvre qualifiée, les cadres de l’OIO sont formés à la détection précoce des absences de longue durée et peuvent faire appel aux conseillers et conseillères en personnel pour les assister lors d’entretien délicats en la matière. Grâce à des mesures de promotion de la santé et à une planification scrupuleuse des ressources humaines, l’OIO s’assure que tout poste vacant soit repourvu le plus rapidement possible. C’est crucial pour éviter le surmenage des équipes en place, qui conduit inévitablement à l’insatisfaction de la clientèle. À l’OIO, toutes les conditions sont réunies pour développer la GSE, qui est l’un des principaux facteurs de préservation, voire d’amélioration de la santé et de la satisfaction du personnel, elles-mêmes gages d’un service clientèle optimal. 

Mehida Salihovic - november 2022

L’Office d’informatique et d’organisation (OIO) du canton de Berne est le centre de compétences chargé de la transformation numérique de l’administration cantonale. Pour préparer le personnel cantonal à cette transition, une plateforme dédiée, nommée DIGIZ, est en cours de développement. Cet outil a pour mission d’accompagner le personnel tout au long du processus de transformation numérique et de lui présenter de nouvelles formes de fourniture de services.

La numérisation des processus ne transforme pas seulement l’économie et les entreprises, mais aussi notre propre quotidien. Vous souvenez-vous encore de la manière dont vous vous informiez auparavant du retard de votre train ? Aujourd’hui, il ne viendrait plus à l’idée de personne d’aller demander au guichet de la gare ; nous disposons désormais d’outils numériques pour cela. Mais pour informatiser nos démarches quotidiennes, il ne suffit pas de transformer des informations analogiques en données numériques. Comme le montre cet article, la transformation numérique implique bien davantage que des solutions techniques.

Une plateforme centrale, dédiée à la transformation numérique de l’administration cantonale est en cours de développement pour créer les conditions propices à une numérisation durable. Son rôle est de préparer le personnel à l’avènement d’une administration numérique et de lui faire découvrir des formes innovantes de services en ligne. Elle se compose de trois rubriques : « apprendre », « Quoi de net ? » et « Échange ».

Grâce à l’outil DigiCheck, les membres du personnel peuvent tester leurs compétences numériques. Sur la base de leurs réponses à un questionnaire d’autoévaluation, des formations adaptées leur sont proposées pour approfondir et développer leurs connaissances dans les différents champs de compétence. S’il s’avère qu’ils ne sont pas à l’aise en communication par exemple, des podcasts, des articles ou des cours leur seront suggérés sur le sujet. L’espace « Apprendre » est ainsi bien pratique pour découvrir les aptitudes et compétences à acquérir. 

L’espace « Quoi de neuf ? » donne à chacun et chacune l’opportunité de s’informer sur l’actualité en matière de numérisation ainsi que de découvrir le travail quotidien de leurs collègues ou la manière dont d’autres offices traitent la transformation numérique. Par exemple, l’Office de la circulation routière et de la navigation y présente les services qu’il propose désormais en ligne et ceux qu’il lui reste encore à numériser. Cet espace présente les projets en cours et les différentes approches et lignes de pensée, favorisant du même coup la réflexion.

Un troisième espace est consacré à la discussion interne sur les différents sujets. Source d’inspiration, ce lieu permettant aux différents offices de partager leurs expériences a pour but de favoriser la réflexion sur la transformation numérique, ce qui en fait un autre mode d’apprentissage.

La réussite de la transformation numérique passe non seulement par la meilleure infrastructure technique possible, mais aussi par une culture du numérique interne à l’administration, qui est l’affaire de tous et toutes : du personnel, à tous les échelons hiérarchiques, comme de l’administration elle-même. L’idée est d’être une source d’inspiration réciproque, d’échanger des connaissances et d’apprendre au quotidien. En effet, la technique ne suffit pas à l’avènement du numérique au sein de l’administration ; celle-ci doit aussi adapter son organisation et former ses ressources humaines, afin que chacun et chacune aient la possibilité de s’y épanouir. DIGIZ nourrit le développement de cette culture pour que l’administration cantonale bernoise soit « prête pour le tout numérique ». 

André Golliez - novembre 2022

La deuxième édition des Data Hackdays BE se déroulera les 12 et 13 mai prochains à l’Hôtel du gouvernement de Berne, sur le thème « Creating Public Value – utiliser les données pour le bien public ». Les Hackdays sont organisés par l’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) et l’association Opendata.ch. La ville de Berne, la Haute école spécialisée bernoise et la SA Bedag Informatique sont également partenaires.

Après le succès des Data Hackdays BE de novembre 2021, de nombreux « geeks » vont se retrouver cette année pour plancher ensemble sur des « challenges » : ce terme recouvre des énoncés de problèmes concrets sur lesquels les participantes travaillent en équipes pendant deux journées en adoptant de nouvelles approches. 

Aucune connaissance technique particulière n’est exigée pour participer aux Data Hackdays BE. Toute personne créative qui souhaite expérimenter avec des données et des outils numériques pour le canton et la ville de Berne dans l’intérêt public est la bienvenue. La valeur des Hackdays ne se mesure pas uniquement aux résultats obtenus. Ces Hackdays rassemblent en effet des personnes enthousiastes, qui viennent des domaines les plus variés et qui ne se seraient sans doute jamais rencontrées autrement. Cet échange entre personnes d’univers différents et la créativité de leur coopération font des Hackdays un événement extraordinaire aux plans culturel et social. 

Le format des Data Hackdays (de l’anglais « hacker » désignant une personne mordue d’informatique), également appelés hackathon, nous vient de la Silicon Valley. Par analogie à un marathon (42 km), un hackathon classique dure 42 heures. Cela correspond aux principes fondamentaux du développement Agile de logiciels. Les hackathons permettent de développer des prototypes et des solutions et de programmer des applications et des composants basés sur des données.

Tout commence par des challenges passionnants, qui fixent le point de départ concret de projets numériques innovants. Ils agissent comme des catalyseurs d’innovations et de coopérations basées sur les données. Les Data Hackdays complètent les formats d’innovation conventionnels. Des conditions préalables doivent impérativement être remplies : une bonne préparation des challenges, des locaux appropriés, de la nourriture – et des personnes mordues d’informatique, investies et motivées !

Silvio Burgermeister - septembre 2022

L’Office d’informatique et d’organisation du canton de Berne (OIO) est le centre de compétences chargé de mettre en œuvre la transition numérique dans l’administration cantonale. Il met un point d’honneur à fournir de l’assistance. Pour réduire le nombre de demandes de support qui lui parviennent, il a implémenté un dialogueur, plus connu sous le nom anglais de « chatbot ». 

Les dialogueurs sont des applications intelligentes, qui dialoguent en langage naturel avec les utilisatrices et utilisateurs en donnant l’impression d’un véritable échange avec une personne du service de support.

L’OIO met depuis longtemps déjà une vaste base de connaissances à la disposition du personnel de l’administration cantonale. Cependant, les personnes en quête d’assistance ne sont pas toutes disposées à se lancer dans une recherche par mot-clé ou par rubrique pour trouver l’information dont elles ont besoin. Tant et si bien que le service de support croule sous des demandes qui peuvent être traitées à l’aide d’un dialogueur.

Après avoir été testé à titre expérimental dans deux Directions, le dialogueur est utilisé dans toute l’administration depuis le 1^er septembre 2022. Il sait déjà très bien répondre aux demandes particulièrement fréquentes. Mais pour progresser, il lui reste encore beaucoup à apprendre.

Plus les interactions avec le dialogueur sont nombreuses, plus les questions auxquelles il ne peut pas répondre seul se dégagent clairement. En effet, le personnel du service de support peut consulter le système de gestion du chatbot pour détecter les recherches d’information qui sont restées infructueuses.

Cela a constitué un défi surtout au début. Lorsque le dialogueur a été mis en service, il ne pouvait répondre qu’à peu de questions. Et son évolution est freinée si les personnes à la recherche d’informations interrompent leur échange avec le chatbot, voire évitent de l’utiliser. Ces comportements empêchent de l’améliorer, car il faut que des personnes traitent les demandes auxquelles il n’a pas su répondre. Comme le résume très bien Silvio Burgermeister, chef du Centre de services : « Le chatbot assimile ce que nous lui apprenons ».

Le menu « Trainings » du système de gestion du dialogueur regroupe les formulations que les usagères et usagers ont utilisées pour exprimer une intention et que le chatbot n’a pas comprises. Nos techniciennes et techniciens les associent régulièrement aux intentions auxquelles elles correspondent effectivement. Au fil du temps, le dialogueur trouve les bonnes réponses à ces demandes et devient ainsi plus performant.

Avant de pouvoir traiter une question, un dialogueur doit identifier l’intention sous-jacente. Il est paramétré pour répondre à différentes intentions selon le domaine dans lequel il est utili-sé. Une intention se compose essentiellement de deux parties : des phrases d’entraînement et des réponses du dialogueur.

On enregistre des phrases d’entraînement dans le système de gestion du chatbot, c’est-à-dire les différentes formulations que les utilisatrices et utilisateurs pourraient employer pour exprimer une intention précise. Pour l’intention « Informations sur le logiciel EMM* et sur la procédure de commande », par exemple, on enregistre des phrases comme « Où comman-der l’EMM ? », « Faut-il ouvrir un ticket ou passer une commande pour obtenir l’EMM ? » ou « Existe-t-il un service pour recevoir les courriels sur un téléphone portable ? », qui sont alors toutes automatiquement associées à cette intention.

Dès que le dialogueur reconnaît l’intention véritable, il réagit en donnant la réponse qui convient. C’est que l’on appelle les réponses automatisées.

*EMM = Enterprise Mobility Management. Cela désigne un logiciel grâce auquel une entre-prise permet aux membres de son personnel d’utiliser des appareils mobiles et des applica-tions de manière sécurisée.
 

Après un mois de pleine exploitation du dialogueur, les échanges avec les utilisatrices et utilisateurs se révèlent plus efficaces. En outre, l’automatisation des demandes de renseignements simples permet à notre service de support de consacrer davantage de temps à l’assistance de premier niveau. Au final, c’est un gain d’efficacité pour tout le monde. Mais avant que le dialogueur puisse répondre seul à quasiment toutes les demandes standard, il faut encore multiplier les interactions et lui apporter quelques adaptations.

Julia Vassiliou - avril 2022

« Marque employeur », « expérience candidat », tout ça c’est bien, mais c’est après que les choses deviennent vraiment sérieuses. Que se passe-t-il une fois le contrat de travail signé? On attend jusqu’au premier jour de travail ? Et après, on apprend sur le tas ? Avec le temps, tout finira bien par rentrer ? Non, surtout pas ça ! Combien d’entreprises n’ont absolument pas conscience de l’utilité d’une période d’adaptation bien conçue. Celle-ci joue en effet un rôle décisif pour l’image que la personne aura de l’entreprise, pour sa loyauté et pour la réussite de la collaboration

Les premiers jours et semaines d’une personne dans l’entreprise déterminent si elle pourra accomplir correctement ses tâches et si elle restera longtemps chez cet employeur. En quoi consiste exactement un programme d’intégration ? Il sert en premier lieu à informer, c’est-à-dire à fournir aux nouveaux collaborateurs et collaboratrices des informations essentielles, autrement dit l’outillage nécessaire à leur travail. Mais il s’agit également de les intégrer. Les nouvelles recrues doivent rencontrer les personnes qui sont importantes pour elles dans l’entreprise. Enfin et surtout, le programme d’intégration permet de vérifier si l’entreprise peut satisfaire les attentes des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et si la culture d’entreprise vantée tout au long du processus de recrutement existe vraiment dans la réalité. 

La période qui sépare la conclusion du contrat de travail et l’entrée en fonction constitue un moment particulier pour une personne nouvellement engagée. Il faut veiller à maintenir le contact avec elle, en lui transmettant par exemple des informations plus détaillées sur l’entreprise, sur sa période d’adaptation, sur son premier jour de travail, voire en l’invitant à partager un repas avec les membres de sa future équipe. Dans ce cadre agréable, elle peut faire la connaissance de ses futur·e·s collègues de manière informelle avant même de commencer à les côtoyer au quotidien, de sorte qu’à son premier jour de travail, la glace aura déjà été rompue. Nombreux sont par ailleurs les « nouveaux » qui apprécieraient de disposer d’une personne référente - autre que leur responsable hiérarchique - à laquelle ils peuvent s’adresser en toute simplicité pendant leur période d’essai. Dans ce cas aussi, une rencontre peut être envisagée avant l’entrée en fonction.

Outre les processus de travail et l’initiation à l’activité elle-même, on peut fournir à la personne les lignes directrices et lui présenter les processus qu’il est indispensable de connaître pour travailler dans l’entreprise. Autre contenu apprécié : la présentation des différents services de l’entreprise. Mais en plus de ces renseignements pratiques, un tour de l’entreprise en compagnie de quelqu’un qui fait personnellement les présentations s’avère utile. La rapidité à laquelle ces contenus sont communiqués (tous, les premiers jours ou bien étalés, sur les premières semaines) dépend des caractéristiques de l’entreprise. L’important, c’est de ne pas trop en demander à la fois aux personnes nouvellement engagées et de ne pas s’attendre à ce qu’elles sachent tout dans les moindres détails.

Dans l’idéal, il faut régulièrement organiser des entretiens pour faire le point et recueillir du feed-back (p. ex. après le premier jour, la première semaine, le premier mois). Ne pas oublier non plus de fixer des objectifs pour la période d’essai et de planifier des entretiens durant cette période, idéalement un au milieu et un autre la fin. 

Il convient de concevoir un programme d’intégration combinant différents formats. S’il est certes indispensable de prévoir des rendez-vous pour créer des contacts avec les collègues et les responsables hiérarchiques, il est aussi possible de profiter de la transition numérique en cours. Les formations en ligne sont bien adaptées dans ce cadre, puisqu’elles préservent les ressources tout en répondant aux besoins individuels des nouvelles recrues. Elles ont en outre le net avantage d’être adaptables au rythme individuel et de pouvoir être suivies depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment. Enfin, elles peuvent très simplement être utilisées comme ouvrage de référence ou pour réviser, et permettent à l’entreprise de contrôler si telle personne les a suivies ou non. 

Du fait de la pénurie croissante de spécialistes dans différents secteurs, il est de plus en plus important d’intégrer les personnes arrivant dans l’entreprise de manière professionnelle et rapide, et de les fidéliser sur le long terme. Un bon programme d’intégration constitue un grand pas dans cette direction. Aussi les entreprises ne devraient-elles plus se satisfaire d’un simple apprentissage sur le tas, mais se doter d’une stratégie d’adaptation mûrement réfléchie. L’information et l’intégration constituent ici les objectifs les plus importants.

La transition numérique est un atout en matière d’intégration. Elle permet de développer et d’appliquer de nouvelles méthodes pour mener à bien des programmes exigeant peu de ressources et adaptés aux besoins individuels. Mais il ne faut pas pour autant négliger le contact humain. L’idéal est de miser sur une solution intermédiaire, qui tient compte à la fois de l’entreprise et de la nouvelle recrue. Car par définition : il n’y qu’une seule « première impression ».