Digitalisieren Sie Ihre Briefpost
Die Digitalisierung und konkrete Services, welche den Verwaltungsalltag erleichtern, werden immer wichtiger. Der Kanton Bern bietet allen Berner Gemeinden, Städten, Behörden und Organisationen einen attraktiven Service für den papierlosen Erhalt der Briefpost an.
Dank diesem Scanning Service können Sie Ihre Briefe und Dokumente einfach digital empfangen und weiterverarbeiten. Der Scanning Service bringt weitere Vorteile und unterstützt die digitale Transformation in Ihrem Behördenumfeld.
So funktioniert es
- Leiten Sie die eingehende, physische Briefpost ihrer Organisation an unsere Scanning-Dienstleisterin weiter.
- Unter Einhaltung des kantonalen Datenschutzes und der Datensicherheit wird die eintreffende Briefpost gescannt und ihnen digital in einer Webanwendung zur Verfügung gestellt.
- Die Posteingansverantwortliche Stelle ihrer Organisation bearbeitet den digitalen Posteingang, indem sie die digitalisierte Post in ein Verzeichnis ihrer Wahl abspeichert oder per E-Mail an die Empfängerinnen und Empfänger weiterleitet.
- Sendungen, welche auf Grund von physischen Gegebenheiten nicht digitalisiert werden können oder nicht geöffnet werden dürfen, erhalten Sie am Folgetag als normale Briefpost physisch zugestellt.
- Die Aufbewahrungsfrist der physischen Originale beträgt 30 Tage. Während dieser Frist können Sie diese bei Bedarf abrufen. Benötigen Sie eine digitalisierte Postsendung zusätzlich physisches, können Sie diese innerhalb der Aufbewahrungsfrist elektronisch anfordern.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Briefpost digital empfangen und orts- sowie zeitunabhängig Bearbeiten, Weiterleiten und Archivieren.
- Einfache Zusammenarbeit und Bearbeitung dank Nutzung bestehender Arbeitsmittel
- Einsparen von Personalressourcen dank effizienter Post-Verteilung und -Bearbeitung
- Attraktive Konditionen dank kantonaler Ausschreibung und entsprechendem Vertrag
- Ablösung von physischem Archivraum durch digitale Archive
- Einhaltung der kantonalen Datenschutz- und Datensicherheit-Standards
- Protokollierung jeder digitalen Sendung zwecks Nachvollziehbarkeit
- Sicherheitskonforme Vernichtung der physischen Briefpost
Standardisierte Einführung
Während des gesamten Prozesses stellen wir zusammen mit unserer Partnerin SPS Switzerland AG eine enge Begleitung sicher und unterstützen Sie bei der erfolgreichen Einführung Ihres neuen Geschäftsprozesses.
Von den Vorteilen der digitalen Postzustellung profitieren Sie nicht erst ab dem regulären Betrieb, sondern bereits ab dem Zeitpunkt der begleiteten Einführung.
Kontaktaufnahme
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann nehmen Sie für ein Beratungsgespräch mit uns Kontakt auf (keyaccount@be.ch). Gerne unterbreiten wir Ihnen nach dem Beratungsgespräch eine konkrete Offerte.
Sagt Ihnen diese zu, folgt die Vertragsunterzeichnung und die Vorarbeiten zur Einführung des Scanning Services in Ihrer Organisation können starten.