Online Formulare (JAXForms)

• Benutzerzentriertes Design: Die Formular-Plattform setzt die Endbenutzenden in den Fokus und ermöglicht eine intuitive Gestaltung der Formulare.

• Barrierefreier Zugang: Die Bedienung der Formulare ist für alle Personen, ob mit oder ohne Hilfsmittel, jederzeit ermöglicht, der Standard WCAG AA wird eingehalten (Zertifikat von Stiftung für alle, 2016).

• Mobile Unterstützung: JAXForms ist vollständig responsiv und stellt sicher, dass die Formulare auf allen Geräten, einschliesslich Smartphones und Tablets, einwandfrei funktionieren und die Darstellung korrekt ist.

• Sichere Authentifizierung: Die Anbindung der bestehenden Authentifizierungsdienste des Kantons Bern – intern Active Directory und extern BE-Login – führen zu sicheren Zugriffsüberprüfungen.

• Zwischenspeicherung: Es besteht die Möglichkeit, das Ausfüllen zu unterbrechen und ohne Datenverlust fortzusetzen (temporäres Speichern der Daten).

• Medienbruchfrei: Falls erforderlich, können elektronische Dokumente direkt hochgeladen werden.

• Datenübernahme: Falls vom angebundenen E-Service zur Verfügung gestellt, können bestehende Daten direkt im Formular angezeigt werden.
  

• Digital statt analog: JAXForms unterstützt Sie bei der Entwicklung und Implementierung der Digitalisierungsstrategie. Geschäftsprozesse clever digitalisieren und Daten strukturiert erfassen geht dank diesem Online-Formularservice einfach und führt zu einer verbesserten Dienstleistung für die Bürgerinnen und Bürger.

• Medienbruchfreie Prozesse: JAXForms ermöglicht es, sämtliche Digitalisierungsprozesse ohne Medienbrüche innerhalb des eigenen Formular-Backend zu realisieren.

• Stammdatenmanagement: Neben der Gemeindeliste werden im Service unter anderem Gemeinden mit Postleitzahlen, Zivilstandsorte, Schulen und andere Daten geführt. Je nach Bedarf können eigene Stammdaten eingepflegt und in Formularen eingesetzt werden.

• Formulare erstellen: Formulare können ohne technisches Wissen durch die Anwenderinnen und Anwender selbständig erstellt und bearbeitet werden.

• Zentrales Kontaktformular: Das Zentrale Kontaktformular hat eine nicht veränderbare Auswahl an Formularfeldern, welche für alle Einsatzbereiche gleich ist.

• Gemeindewähler und Weiterleitung: Das Anbieten eines Suchfeldes mit Gemeinde-Auswahlmöglichkeit auf der entsprechenden Webseite ist möglich. Je nach Erfordernis kann eine Weiterleitung auf eine weiterführende Webseite hinterlegt werden.

• Einfaches Einbinden: JAXForms lässt sich nahtlos in verschiedene Webanwendungen und CMS-Systeme integrieren. Dies erleichtert die Verwaltung und Nutzung von Formularen.

• Individuelle Weiterentwicklung: Mit JAXForms erstellte Inhalte können jederzeit individuell weiterentwickelt werden. Die Lösung ist flexibel und in jede Richtung erweiterbar.
  

• Lösungen für Digitalisierungsstrategie: Die zentrale Formularlösung und Kollaborationsplattform von JAXForms unterstützt Sie, die Ziele der digitalen Initiative «Digital First» einfach und sicher umzusetzen.

• Geschäfts-Analyse: JAXForms erleichtert die Analyse von Geschäftsanforderungen und deren Umsetzung in digitale Formulare.

• Schulung: JAXForms bietet massgeschneiderte Schulungen an, um Mitarbeitende im Umgang mit der Plattform zu schulen und ihre Fähigkeiten zu verbessern.

• Berichterstellung: JAXForms verfügt über eine Berichtsfunktionen, dank dieser können Einsendungen analysiert und ausgewertet werden.

• Kosten-Nutzen-Verhältnis: JAXForms bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis, indem es leistungsstarke Funktionen und Services zu einem wettbewerbsfähigen Preis bereitstellt.
  

1. Formular-Pool mit Formular-Vorlagen
2. Eigene Formulare erstellen
3. Dynamische Datentabelle für die Datenausgabe
4. e-Payment-Modul, falls ein Vertrag mit einem e-Payment-Anbieter vorliegt
5. Anbindung an BE-Login, AD-Kanton Bern oder einem eigenen Identity Provider (IdP)
6. Eigener Mandant, falls erforderlich
7. Rollen
   a)     Formularverwalter/-in
   b)     Formularersteller/-in
   c)     Datenempfänger/-in

Der Service wird regelmässig erweitert und auf dem aktuellen technischen Stand gehalten. Die kantonalen ICT-Richtlinien sind eingehalten.

Support

• Nur für Kantonsmitarbeitende: Ein Erstsupport wird über den Service Desk KAIO sichergestellt. Mandanten-Eigner können direkt an den erweiterten Support der Leistungserbringerin gelangen.
• Ein erweiterter Support wird für alle Leistungsbezüger direkt über die Leistungserbringerin (JAXForms AG) erbracht. Der Telefonsupport ist von Montag bis Freitag, 08.00-17.00 Uhr verfügbar. Es ist zudem ein Ticketing-System vorhanden.
• Ein Pikettdienst durch die Leistungserbringerin kann gemäss Preisliste bestellt werden.
  

Weitere Informationen

• Factsheet mit weiterführenden Informationen 
• Wiki mit Dokumentation über JAXForms
• Beispielhaft umgesetzte Lösungen im Kanton Bern

• Der Rahmenvertrag für den Service Online Formulare sieht vor, dass das KAIO die Leistungen auch anderen Trägern öffentlicher Aufgaben im Kanton anbieten oder vermitteln kann.

• Bestellungen bzw. der Abschluss von Einzelverträgen erfolgen direkt durch die Behörden.

• Der Kanton Bern sorgt für die Einhaltung der Informationssicherheit und des Datenschutzes (ISDS) im Rahmen des von ihm verantworteten und technisch beherrschten Services Online-Formulare. Sobald Informationen oder Personendaten den Herrschaftsbereich des Kantons Bern verlassen, geht die ISDS-Verantwortung auf die bestellende und neu zuständige Behörde über.

• Die im Rahmenvertrag festgelegten Preise und übrigen Rahmenbedingungen sind für alle Bestellungen massgebend.

• Die Aufwände der Leistungserbringerin werden der bestellenden Behörde direkt verrechnet.

• Das Service Management informiert Interessenten über die Konditionen und weitere Details des jeweiligen Produktes mittels eines Factsheets.

• Der Kanton kann jederzeit den Rahmenvertrag gemäss Vertragsbestimmungen aufkünden oder nicht verlängern. Einzelverträge aus Bestellungen laufen trotz der Auflösung des Rahmenvertrags bis zum Ende der Laufzeit des Einzelvertrags weiter.
  Für Träger öffentlicher Aufgaben gilt: Die Ersatzbeschaffung ist Sache der Leistungsbezügerin.