Formulaires en ligne (JAXForms)

• Convivialité : conçue pour répondre aux besoins des utilisatrices et utilisateurs finaux, la plateforme permet de créer des formulaires de manière intuitive.

• Accessibilité : conformes à la norme d’accessibilité WCAG AA (certification de la fondation « Accès pour tous », 2016), les formulaires peuvent être complétés à tout moment par tout un chacun, avec ou sans aide.

• Comptabilité mobile : JAXForms est parfaitement réactive, c’est-à-dire que les formulaires fonctionnent et s’affichent correctement sur tous les appareils, y compris les smartphones et tablettes.

• Authentification sécurisée : l’accès aux formulaires est sécurisé grâce au raccordement aux services d’authentification du canton de Berne que sont l’Active Directory en interne et BE-Login pour les accès de l’extérieur.

• Mémoire tampon : il est possible de compléter les formulaires en plusieurs fois, sans perdre des données (enregistrement temporaire des données).

• Pas de rupture de média : au besoin, il est possible de télécharger des documents numériques.

• Récupération de données : le formulaire est prérempli avec les données existantes provenant du service numérique connecté, à condition que celui soit configuré à cet effet.

• Numérique versus analogique : JAXForms est votre outil de développement et de mise en œuvre de la stratégie de transformation numérique. C’est un moyen simple de numériser intelligemment vos processus d’affaire et de collecter des données de manière structurée, ce qui améliore le service à la population.

• Processus sans rupture de média : JAXForms permet de réaliser l’ensemble des processus de numérisation sans rupture de media et sans quitter le système interne de gestion des formulaires.

• Gestion des données de base : le service gère la liste des communes, mais aussi leurs numéros postaux d’acheminement, leurs offices d’état civil, leurs écoles et d’autres données encore. Il est aussi possible de gérer ses propres données de base et de les intégrer aux formulaires.

• Conception de formulaires : les formulaires peuvent être créés et modifiés sans connaissance technique.

• Formulaire de contact centralisé : le formulaire de contact centralisé comporte, par défaut, une série non modifiable de champs, identiques pour tous les domaines.

• Champ de sélection d’une commune et transmission : il est possible de placer un champ de sélection de la commune sur la page web correspondante et, au besoin, de configurer une redirection vers une autre page web.

• Intégration simple : JAXForms est facilement intégrable dans diverses applications web et systèmes de gestion de contenu, ce qui simplifie la gestion et l’utilisation des formulaires.

• Développement individuel : les contenus créés avec JAXForms peuvent à tout moment être adaptés aux besoins individuels. La solution est souple et très évolutive.

• Solutions dédiées à la stratégie de numérisation : la plateforme centralisée de collaboration et de conception de formulaires mise à disposition par JAXForms vous permet de concrétiser facilement et de manière sécurisée l’initiative « Primauté du numérique ».

• Analyse métier : JAXForms simplifie l’analyse des exigences métier et leur transcription dans des formulaires numériques.

• Formation : JAXForms propose des cours sur mesure pour former le personnel au maniement de la plateforme et améliorer les aptitudes.

• Analyse de données : JAXForms dispose de fonctionnalités de dépouillement et d’analyse des données collectées.

• Rapport coût-efficacité : JAXForms fournit des fonctionnalités et des services puissants à un prix compétitif, ce qui lui confère un remarquable rapport qualité-prix.

1. Pool de formulaires avec modèles
2. Conception de ses propres formulaires
3. Tableau de données dynamique pour l’édition des données
4. Module de paiement en ligne si nécessaire (contrat avec un fournisseur de solutions de paiement électronique)
5. Raccordement à BE-Login, à l’Active Directory du canton de Berne ou à un son propre fournisseur d’identités (IdP)
6. Propre tenant si nécessaire
7. Rôles
   a) Gestionnaire de formulaires
   b) Conceptrice ou concepteur de formulaires
   c) Destinataire des données

Le service est régulièrement enrichi et adapté aux évolutions techniques. Il est conforme aux lignes directrices TIC du canton.

Support

• Uniquement pour le personnel cantonal : support de premier niveau assuré par le Centre de services de l’OIO. Les propriétaires d’un tenant peuvent s’adresser directement au service de support étendu de la société prestataire du service (JAXForms AG).
• JAXForms fournit un service de support étendu à tous ses clients. Son support téléphonique est ouvert du lundi au vendredi, de 8h à 17h. La société dispose aussi d’un système de gestion des incidents et des demandes (tickets).
• Sur commande, la société peut également assurer un service d’astreinte, facturé selon sa tarification.

Informations complémentaires

• Fiche d’information (seulement en allemand)
• Wiki avec documentation sur JAXForms (seulement en allemand)
• Exemples d’utilisation dans le canton de Berne (seulement en allemand)

• Le contrat-cadre relatif au service de formulaires en ligne stipule que l’OIO peut aussi proposer et fournir ces prestations aux autres organisations chargées de tâches publiques dans le canton de Berne.

• Les autorités passent elles-mêmes leurs commandes et contrats individuels.

• Le canton de Berne veille au respect de la sécurité de l’information et de la protection des données (SIPD) dans la limite de sa responsabilité qu’il assume pour le service de formulaires en ligne et de la maîtrise technique qu’il en a. Pour toute information ou données personnelles ne relevant plus de sa sphère d’influence, la responsabilité SIPD passe à l’autorité cliente, qui devient compétente.

• Les prix et autres conditions générales prévus au contrat-cadre valent pour toutes les commandes.

• La société prestataire du service facture ses charges directement à l’autorité qui commande le service.

• Le gestionnaire du service fournit aux personnes intéressées une fiche d’information sur les différents produits et les conditions auxquels ils sont fournis.

• Conformément aux clauses contractuelles, le canton peut à tout moment dénoncer ou ne pas reconduire le contrat-cadre. Au terme du contrat-cadre, les contrats individuels établis dans le cadre de commandes restent valables jusqu’à leur terme.
  Pour les organisations chargées de tâches publiques : il leur incombe de trouver une solution de remplacement.